86 % des cadres et des employés estiment que le manque de collaboration est la principale raison de l’échec des entreprises. À partir de là, il est facile de comprendre comment une entreprise entière se sent plus connectée lorsque tout le monde travaille avec la même vision et les mêmes informations.
C’est ce qui rend la transparence des processus si cruciale pour le succès de l’organisation. Des études montrent que les organisations dont les processus sont plus transparents contribuent à renforcer la collaboration, à accroître l’engagement et à améliorer la productivité.
En outre, les employés estiment que la transparence du lieu de travail est un facteur important de satisfaction professionnelle.
Par conséquent, si votre entreprise manque de visibilité des processus, vous n’offrez pas de transparence sur le lieu de travail et vous risquez de perdre des employés précieux.
- Pourquoi la transparence des processus est-elle importante ?
- Quels sont les signes courants du manque de transparence de vos processus ?
- Que se passe-t-il lorsque la visibilité des processus est faible ?
- Que vous apporte une bonne transparence des processus d’entreprise ?
- Investir dans les bons outils rend tout plus transparent
Pourquoi la transparence des processus est-elle importante ?
La transparence des processus est vitale pour le succès d’une entreprise. Tout propriétaire d’entreprise sait que sans processus, il n’y a pas d’entreprise.
Lorsque ces processus sont inefficaces et manquent de transparence, les employés ne reçoivent pas les bonnes informations pour faire leur travail, ce qui entraîne les conséquences suivantes :
- De mauvaises capacités de prévision
- Un manque de direction et de responsabilité
- des processus fragmentés et incohérents.
En conséquence, les entreprises courent le risque de faire des erreurs, de perdre de l’argent, de gaspiller leurs efforts et de se mettre à dos leurs fournisseurs ou leurs clients.
En revanche, lorsque votre entreprise est dotée de processus transparents, vous pouvez facilement
- Prendre des décisions en connaissance de cause
- suivre ce qui est fait dans le cadre d’un processus
- mesurer les performances de l’équipe et l’efficacité du processus
- obtenir un aperçu de la productivité des employés, des équipes et de l’entreprise dans son ensemble.
Quels sont les signes courants du manque de transparence de vos processus ?
Soyons francs, vous avez beaucoup de travail à faire en une journée.
Vous n’êtes pas hyperconcentré et ne prenez pas de notes sur le fonctionnement de vos processus parce que les processus fonctionnent et que le travail est fait. Pour autant que vous le sachiez, vous avez mis en place des processus décents.
L’aspect sournois de la transparence des processus est que vous ne savez pas qu’il y a un problème jusqu’à ce que ce soit un GROS problème.
Cependant, il existe quelques indications qui peuvent vous aider à prendre de l’avance avant que tous vos processus ne s’effondrent.
Les goulets d’étranglement ralentissent vos processus
Les ralentissements de vos processus ont un impact important sur vos résultats. Il se peut que vous ayez de nombreux obstacles qui empêchent votre équipe d’exécuter efficacement ces processus.
Par exemple, une personne qui a le contrôle du processus ne le fait pas fonctionner aux bons moments. Par ailleurs, vous n’utilisez peut-être pas la bonne technologie pour garantir le bon déroulement de ces processus.
Dans la plupart des cas, les entreprises négligent ces goulets d’étranglement parce que le manque de transparence rend leur identification plus difficile.
Le processus se poursuit normalement car personne ne comprend pleinement l’impact de ces goulets d’étranglement sur les performances globales.
Quelle est la solution ?
Un bon moyen d’identifier les goulots d’étranglement est d’utiliser la « technique des 5 pourquoi », qui se présente comme suit :
Considérons un processus que le service marketing utilise chaque fois qu’il publie une annonce.
- Problème : la publicité marketing a été retardée
- Pourquoi ? Le codage nécessaire à l’équipe de développement n’était pas prêt à temps.
- Pourquoi ? Les développeurs qui effectuaient le codage avaient déjà une charge de travail importante.
- Pourquoi ? Ils ont eu une augmentation du nombre de projets dont ils étaient responsables.
- Pourquoi ? Cela se produit généralement à cette période de l’année
- Pourquoi ? Aucune priorisation ou planification n’est faite pour les variations saisonnières de la charge de travail.
Avec la technique des 5 pourquoi, vous travaillez à rebours et vous demandez pourquoi pour chaque problème rencontré jusqu’à ce que vous trouviez la cause profonde du goulot d’étranglement. Vous disposez alors d’un point de départ pour résoudre ce problème.
Vous avez des redondances ou des doublons dans votre processus
Vos employés passent-ils du temps à effectuer des tâches redondantes ? Cela se produit généralement lorsque les départements travaillent en vase clos.
Il y a un manque de communication entre les employés lors de la collaboration interdépartementale, de sorte que différents départements effectuent les mêmes tâches dans le cadre d’un processus partagé.
Par ailleurs, votre processus peut comporter des tâches fastidieuses qui peuvent être facilement automatisées. Cependant, au lieu de mettre en œuvre ces automatisations pour supprimer les tâches redondantes, vos employés continuent à faire le travail. La saisie de données en est un exemple.
Il existe des tonnes de raisons pour lesquelles cela peut se produire. Quoi qu’il en soit, vous ralentissez le processus, vous perdez des bénéfices et vous perdez du temps.
Comment pouvez-vous y remédier ?
Tout d’abord, vous devez examiner les processus qui nécessitent une collaboration interdépartementale. À partir de là, vous pouvez identifier les tâches dont chaque service est responsable.
Ensuite, vous devez jeter un coup d’œil à ce processus officiel et l’auditer pour voir où les tâches pourraient être automatisées.
Il y a des variations dans vos processus
Vous devez disposer d’un processus commun convenu pour vous assurer que vous obtenez les mêmes résultats, cohérents, chaque fois qu’un processus est exécuté.
Dans de nombreux cas, ces différents processus peuvent être utilisés pour obtenir le même résultat. Ou encore, il y a un manque de documentation ou de formation pour indiquer à vos employés la bonne façon de réaliser ces processus.
Quoi qu’il en soit, cela peut être la raison pour laquelle votre équipe produit des résultats différents. Votre objectif devrait toujours être de mettre en œuvre des processus cohérents qui produisent le même résultat attendu à chaque fois.
Comment le résoudre ?
Pour chaque activité qui nécessite un processus, vous devez examiner combien de ces processus existent et les supprimer jusqu’à ce qu’il n’y ait qu’un seul processus officiel.
Par exemple, vous intégrez un nouvel employé. Vous voulez qu’il n’y ait qu’un seul processus d’intégration à suivre pour ce nouvel employé. Si vous avez déjà de nombreuses variantes de ce processus, vous obtiendrez des résultats incohérents pour chaque employé que vous intégrerez.
Votre objectif doit être de créer un processus d’intégration officiel qui soit le seul à être utilisé pour accueillir un nouvel employé dans l’entreprise.
Vous avez mal intégré plusieurs systèmes
Vous aurez forcément des sources d’information disparates si votre entreprise dispose de plusieurs applications et systèmes autonomes mal intégrés. En conséquence, votre équipe passera des heures perdues à saisir manuellement des données d’une application à l’autre.
La désaffection des employés et les problèmes de productivité sont deux conséquences attendues de ces systèmes mal intégrés.
Que se passe-t-il lorsque la visibilité des processus est faible ?
Maintenant que vous êtes en mesure d’identifier une mauvaise transparence des processus, il est important de comprendre comment celle-ci peut causer des ravages dans votre entreprise :
Retards dans les rapports
De nombreuses entreprises utilisent leurs rapports trimestriels, mensuels ou hebdomadaires pour les guider dans leur prise de décision. Avant que ces rapports puissent être examinés, les petits problèmes ont déjà fait boule de neige et sont devenus beaucoup plus problématiques.
Par exemple, un professionnel de la banque qui ne consulte ses rapports que tous les 30 jours a de fortes chances de ne pas remarquer et identifier une chute brutale du nombre de nouveaux clients.
Il ne s’en rendra compte que lorsqu’il recevra le rapport mensuel. À ce moment-là, le mal est déjà fait, et trouver le problème et le rectifier serait inefficace.
Ce ne serait pas le cas si le professionnel de la banque disposait d’un lien de reporting en temps réel vers un outil de gestion des processus qui signalerait le problème potentiel. Grâce à cette transparence en temps réel, le professionnel pourrait intervenir avant que d’autres nouveaux clients ne partent.
Des indicateurs clés de performance et des objectifs imprécis
Le big data a rendu difficile de ne pas tomber dans le terrier des données. Tout cet accès à l’information est tout aussi mauvais que de ne pas en avoir assez. Bien sûr, l’analytique peut aider à faire taire le bruit.
Cependant, votre stratégie de surveillance doit être liée à des objectifs spécifiques pour distinguer les données précieuses du bruit. Si cette stratégie n’est pas mise en œuvre, vous n’aurez que des outils pour collecter des informations qui ne veulent rien dire parce qu’elles ne peuvent pas être mises en contexte.
Pas ou très peu de capacités d’automatisation
Un processus inefficace ralentit votre productivité et peut rapidement réduire vos revenus. Lorsque vous avez une transparence claire sur vos processus, vous pouvez facilement voir les lacunes où vous perdez de l’argent à cause de l’inefficacité.
Les tâches analogues constituent l’une des parties les plus improductives d’un processus. Lorsque vous avez la transparence sur ce qui doit être fait dans un processus, vous pouvez identifier les tâches récurrentes et fastidieuses. Les automatisations peuvent alors être utilisées pour supprimer toute intervention humaine et faire gagner du temps à vos employés.
Cependant, sans cette transparence, vous ne pouvez pas voir où se trouvent ces possibilités d’automatisation, ce qui vous rend vulnérable aux pertes de revenus dans l’ensemble de vos processus organisationnels.
Les ressources sont mal affectées
Des informations précises sur les performances des processus aident les responsables à prendre des décisions. À partir des tendances historiques présentées dans ces informations, les responsables peuvent décider où les ressources doivent être réparties pour une optimisation maximale.
Sans transparence des processus, ces informations ne peuvent pas être basées sur des données précises. Cela signifie que les responsables ne prendront pas les meilleures décisions lors de l’allocation des ressources.
Le temps de formation des employés est augmenté
L’intégration est l’un des éléments les plus importants de l’accueil d’un nouvel employé dans une organisation. La façon dont vous menez les activités d’accueil augmentera ou diminuera le taux de rotation des employés.
L’un des éléments de l’intégration est la formation des employés. La mise en place d’un bon programme de formation des employés permet aux nouvelles recrues de travailler plus efficacement et plus rapidement.
Toutefois, si vos processus de formation ne sont pas transparents, vos nouveaux employés peuvent rapidement se retrouver sans orientation claire et finir par être désorientés et démotivés.
Il leur faut plus de temps pour commencer à travailler de manière autonome, ce qui signifie que vous ne parvenez pas à libérer la pleine productivité de vos nouvelles recrues.
Que vous apporte une bonne transparence des processus d’entreprise ?
Une meilleure communication
La communication au sein d’une organisation entière est difficile à mettre en place. Mais si vous disposez de toutes les données nécessaires pour communiquer à travers un pipeline de livraison, cela peut contribuer à rendre tout cela transparent et accessible à tous.
Un transfert d’informations plus rapide
La documentation de vos processus par le biais d’un logiciel de gestion des flux de travail peut créer une base de connaissances centralisée pour l’ensemble de votre entreprise. Toutes les informations de l’entreprise sont ainsi transparentes et accessibles à tous. Vous n’avez plus besoin de chercher dans des fichiers interminables à divers endroits pour trouver les informations dont vous avez besoin pour accomplir votre travail.
Un engagement et une productivité accrus
Lorsque vos processus sont plus transparents, le travail de vos employés devient plus facile et plus significatif. Vous disposez de meilleures indications sur le travail à accomplir et vous pouvez clairement voir comment ce travail donne un sens à l’ensemble de l’organisation.
Ces deux éléments ont des avantages astronomiques pour votre personnel, car vos employés sont motivés pour faire le travail. Cela favorise la productivité et l’engagement.
Des décisions fondées sur des données précises
Des processus transparents fournissent des données plus précises. Lorsque le moment est venu de prendre des décisions sur la base des tendances passées, ces analyses fournissent un meilleur aperçu, et les ressources peuvent être allouées plus efficacement.
Investir dans les bons outils rend tout plus transparent
Au fur et à mesure que les entreprises se développent, il peut être plus difficile de garder un œil sur les rouages de chaque service. En un rien de temps, il n’est plus possible d’avoir une idée claire de ce qui va où, de qui sait quoi, et de comment cela est arrivé.
La solution ? La gestion du flux de travail numérique est ce dont vous avez besoin pour avoir une transparence claire sur vos processus. C’est ce qui va vous aider à identifier :
- Les goulots d’étranglement dans vos processus
- Les goulots d’étranglement dans lesquels vos ressources tombent
- Les domaines qui peuvent être automatisés
Avec une documentation appropriée, vous créez une plaque tournante centralisée pour tous vos processus organisationnels. Tout le monde y a accès. Les processus peuvent être mis à jour en temps réel. Et vos analyses sont basées sur des données tirées de ces processus.
Source: Process Street
